Докладываю в порядке исполнения поручения

«Век живи – век учись», или О пользе штампов в деловом письме

Докладываю в порядке исполнения поручения

Нам твердят, что штампы – это плохо и пошло. Но бывают ситуации, когда список типовых фраз может, если и не спасти жизнь, то сохранить нервы и деньги. Вас где-нибудь учили писать деловые письма? Нет, пришло само через пот и слезы. А если бы у вас в руках тогда оказался сборник типичных деловых оборотов… Читайте рубрику «Успех по переписке»!

Как-то так сложилось, что в России практически ни в одном высшем учебном заведении не обучают деловому письму. Я не о требованиях ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», которые изучают в курсе делопроизводства.

Именно в этом документе оговорено, какой шрифт использовать при подготовке письма, какие границы текста устанавливать… Я говорю об обучении навыкам делового письма как виду деятельности.

Первыми разного рода деловые бумаги еще в X веке начали писать дьяки и писцы, для обучения которых создавались специальные школы. Теперь, вероятно, предполагается, что тот, кто закончил среднюю школу, а уж тем более высшее учебное заведение, «будучи человеком образованным», должен уметь грамотно писать и ясно излагать свои мысли.

Хотя и наболело, я сейчас не буду поднимать тему грамотности, которую лучше обсуждать в рамках какой-нибудь телевизионной дискуссионной передачи или, как теперь их принято называть, «ток-шоу».

Иначе придется затронуть и качество образования в школе, и книги, которые читаем мы и наши дети, и речь телеведущих, и язык СМИ.

Но грамотному письму все-таки учат и в школе, и во многих гуманитарных вузах.

Я говорю о том, что ни в одном учебном заведении не учат писать деловые письма. Уже слышу возражения выпускников юридических вузов, в которым весьма подробно объясняют, как писать, например, исковое заявление и другие подобные документы.

А где учат писать обычное сопроводительное письмо, письмо-претензию или письмо-благодарность, письмо-предложение или письмо-отказ? Пожалуй, не ошибусь, если скажу, что только один из ста выпускников вуза сможет написать служебную или докладную записку.

Я даже не говорю о простом заявлении, которые мы пишем по разным поводам, например, когда хотим пойти в отпуск или просим оказать материальную помощь.

На практике большинство выпускников университетов, впервые придя на работу, сталкивается с необходимостью ежедневно писать хотя бы одно письмо.

Конечно, как правило, рядом есть старший сотрудник, который может научить этому, но остается только пожелать, чтобы наставник сам умел составлять письма хорошо, а не передавал бы своему юному коллеге «опыт» написания оборотов типа «имеет роль» или «играет важное значение».

А многим молодым сотрудникам приходится доходить до всего самим, наступая на общеизвестные грабли, набивая шишки и даже теряя деньги из-за того, что просто не сумели выразить в письме то, что хотели.

Ниша постепенно заполняется. Спрос рождает предложение. Но я обратила внимание, что чаще все-таки предлагают написать (естественно, не бесплатно), а не научить.

Копирайтеры зарабатывают себе на хлеб с маслом, а проблема неумения писать деловые письма (особенно молодыми специалистами) остается.

Но на каждое письмо копирайтера не наймешь, да и каждого нового сотрудника обучать – дело непростое и небыстрое. Что же делать?

На мой взгляд, решить эту проблему не так уж и трудно. Нет ничего более нового, чем забытое старое.

Уже в начале 18 века в России издавались сборники образцов документов, которые назывались «письмовниками». По сути, такие сборники были «азбуками-прописями» для писцов, которые включали в себя образцы различных документов, каждый из которых строился по определенной схеме.

Здесь же можно было найти различные употребляемые в деловой переписке в то время фразы и выражения. Подобные письмовники были в каждой лицейской библиотеке.

Был и еще один вид письмовников — так называемые «титулярники», которые помогали правильно написать титулы царствующих особ и политических деятелей и использовались в качестве пособий в дипломатической переписке.

Несмотря на то, что в советское время таких письмовников не было, подобные знания и навыки передавались от старшего коллеги младшему. Особенно это было заметно в партийной и министерской переписке, отличающейся определенными речевыми штампами (клише).

Свои речевые штампы существуют и в сфере бизнеса, в любой профессиональной среде. В деловой переписке накоплено много оборотов речи и словесных формул, употребление которых прочно вошло в деловой обиход.

Принятые клише позволяют говорить на одном языке и одинаково понимать конкретный текст.

Поэтому своего рода стандартизация языка для определенных типовых ситуаций делового общения облегчает написание делового письма, позволяет не тратить время на поиск нужных формулировок.

Многолетняя практика деловой переписки позволяет создать набор готовых фраз-клише, которые помогают сформулировать определенную мысль при минимальных затратах времени и сил.

Кстати, был период в моей жизни, когда, практически не владея английским языком, я писала письма, заглядывая в сборник типовых фраз и выражений, используемых в определенных ситуациях.

Это, конечно, были не шедевры, а всего лишь сопроводительные письма, письма-приглашения для участия в мероприятиях, запросы данных для оформления виз и т.п.

Но на подготовку подобных документов у меня уходило гораздо меньше времени, и качество было вполне приличным.

В качестве примера приведу некоторые из формул, которые часто используются в управленческой документации.

Формулы, подтверждающие получение письма или документа

Мы получили Ваше письмо от (дата) № ____ в отношении… Ваше письмо от (дата) № ____ рассмотрено… Благодарю Вас за Ваше письмо от (дата) .№ ____ Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили (такой-то документ) от (дата)…

Подтверждаем получение…

Формулы со ссылками на поступившую / отправленную корреспонденцию или информацию

В соответствии с Вашим письмом (запросом) от (дата) № В продолжение нашего телефонного разговора (дата) в отношении…

В ответ на Ваше письмо от (дата) № касательно…

В дополнение к нашему письму от (дата) №

Формулы, выражающие причину написания письма

Во исполнение приказа №… Во исполнение Вашего поручения от (дата) докладываю (информирую, направляю)…
Согласно протоколу о взаимных поставках

Формулы передачи новой информации

Сообщаем Вам, что Мы хотели бы сообщить Вам о… Информирую Вас, что… Ставим Вас в известность, Извещаем Вас,

Уведомляем Вас

Формулы благодарности

Благодарим Вас за… Мы Вам очень благодарны за… Заранее благодарим за…

Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы…

Формулы извинения

Пожалуйста, примите наши извинения за
Извините за задержку ответа

Формулы, объясняющие мотивы поведения

В связи с… (тяжелым положением, проведением совместных работ и др.)… В соответствии с (таким-то письмом, документом, протоколом и др.)… В порядке оказания (помощи, поддержки и др.)…

В целях (усиления контроля, расширения возможностей и др.)… В подтверждение (нашей договоренности, нашего телефонного разговора и др.)…

На основании (подписанного соглашения, принятого обязательства и др.)…

Формулы, выражающие просьбу

Просим (проверить, направить, выслать, принять меры и др.)… Убедительно просим (дать ответ.., не задерживать решение… и др.)… Прошу (подготовить, обеспечить, проконтролировать, сообщить и др.)… Прошу рассмотреть… Прошу Вашего решения…

Обращаемся к Вам с просьбой

Формулы, употребляемые при отправке документов

Направляем
Высылаем (договор, документацию, проект Устава и др.)…

Формулы напоминания

Напоминаем, что (в соответствии с договоренностью, по совместному плану и др.)…
Напоминаем Вам, что (срок представления проекта, задолженность по оплате и др.)…

Формулы извещения

Сообщаем, что (…к сожалению, не можем выслать и др.)…
Ставим Вас в известность, что (Ваши рекомендации утверждены, Ваше предложение)…

Формулы предложения

Предлагаем Вам (приобрести, рассмотреть, утвердить и др.)… Мы можем предложить Вам…

Мы можем рекомендовать Вам…

Формулы, выражающие приглашение

Приглашаем Вас (представителя Вашего ведомства) принять участие в… (посетить…)…
Просим принять участие в (обсуждении проекта, рассмотрении вопроса о… и др.)…

Формулы, выражающие отказ или отклонение предложения

Ваше предложение отклонено по следующим причинам:…
Присланный Вами проект не может быть утвержден по следующим причинам:…

Формулы этикетных ритуалов

Благодарю, Выражаю надежду, Желаем успехов,

Приносим извинения.

Формулы обещания

Гарантируем, Заверяем вас,

Обязуемся.

Было бы интересно узнать ваше мнение о том, нужны ли сейчас «письмовники», и какими они должны быть.

Источник: https://www.ippnou.ru/print/008456/

Организация системы контроля по выполнению заданий и поручений

Докладываю в порядке исполнения поручения
Организация системы контроля по выполнению заданий и поручений

Пока бизнесы только готовятся к переходу на удаленную работу и составляют план как это сделать, сотрудники уже давно готовы. Они ежедневно пользуются инструментами для удаленной работы, но только в личных целях.

Судите сами – мессенджеры, чаты, облачные хранилища, видеозвонки – стали неотъемлемой частью реальности и они всегда под рукой. Каждый активный интернет-пользователь имеет около 9 аккаунтов в разных социальных сетях, и он всегда на связи, 24/7. Мир еще никогда не был таким доступным.

Осталось решить вопрос с организацией системы контроля поручений для персонала, который будет работать удаленно

Основная идея, которая приходит мне в голову как бизнесмену – заставить этот факт работать на мой бизнес.

Я хочу использовать эти инструменты для решения рабочих задач и я не хочу, например, платить за аренду офиса.

Лучше я эти деньги потрачу на покупку такой CRM, которая станет внутренней социальной сетью для моих сотрудников. Возможно ли это? Конечно, такие решения уже есть. И они работают.

Система контроля исполнения поручений

Организация системы контроля в управлении персоналом

Да, можно организовать работу вне офиса и с помощью тех сервисов, которые уже всем доступны и которыми все пользуются. Однако в управлении командой на удаленке есть свои нюансы и на практике часто можно обнаружить такие узкие места:

  • в чатах и почтах можно запросто потерять обсуждение или какой-то прикрепленный файл (и потратить полдня, чтобы его найти);
  • сложно отслеживать нагрузку на одного сотрудника, да и вообще контролировать, тем ли он занимается на самом деле;
  • нет четкой обратной связи от руководителя, а это, в свою очередь, снижает исполнительную дисциплину сотрудника и отодвигает сроки выполнения поставленных задач;
  • сложно понять, что уже сделано, а что еще нет и правильно ли была сотрудником понята задача.

В попытках оценки контроля исполнения поручений  своих подчиненных и хоть как-то уследить за рабочим процессом, руководитель может прибегнуть к чрезмерному контролю – так называемому микроменеджменту. А это вообще лютый и опасный зверь, который приближает продуктивность команды к нулю. Никто не любит сверхконтроль – он мешает профессиональному росту. 

У кого были похожие сложности? Напишите мне на почту как вы с ними справились. А я пока расскажу как с ними справляется CRM.

Организация системы контроля за персоналом и выполнения заданий

В компаниях, которые уже работают удаленно, есть такое правило: если задача не зафиксирована – ее нет. Так вот CRM-системы позволяют фиксировать все задачи. А это значит, что:

  • они ставятся быстро – в один клик, и отображаются в хронологическом порядке;
  • задачу можно разделить на подзадачи и чек-листы – так легче отслеживать ее выполнение;
  • руководитель видит, что кому он поручил и может рассчитать нагрузку на каждого сотрудника;
  • есть возможность комментировать выполнение задач, то есть сотрудник вовремя получает фидбек и остается вовлеченным и мотивированным; 
  • ничего не теряется – все документы и обсуждения крепятся к задаче;
  • риск просрочить задачу сводится к минимуму, так как в сервисе можно выставить крайние сроки и напоминания, а дедлайны, как мы помним, всегда повышают ответственность сотрудников.

То, что я перечислил – это самая маленькая часть возможностей, которые открывает CRM перед бизнесом в плане коммуникации и контроля.

CRM система контроля выполнения заданий персоналом

Отдельно хотелось бы сказать об отчетности. Без нее никуда. И чтобы сотрудникам было легче вести ее регулярно, есть такой инструмент как “рабочий отчет”. В нем сотрудник фиксирует, чем он занимался всю неделю.

Опять таки, он заносит в него задачи из ранее поставленных, над которыми работал всю неделю, например (или месяц, или полгода), встречи, на которых был и чего добился на них. Форму вы можете регламентировать, а можете дать волю фантазии своим сотрудникам и пусть каждый напишет эссе.

И не забудет упомянуть о планах на следующий отчетный период. Так вы всегда будете знать сколько времени потрачено на выполнение той или иной задачи. 

А еще вам, как руководителю, доступна функция автоматического построения KPI сотрудника по каждой задаче, но об этом в следующий раз.

С вами был я, Максим Трофимов, и я всегда рад вам помочь!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b9a1f8646f39d00aa677d96/organizaciia-sistemy-kontrolia-po-vypolneniiu-zadanii-i-poruchenii-5f55ec0672b2bd4697d9989f

Контроль исполнения поручений

Докладываю в порядке исполнения поручения

Процедура постановки, проведения и снятия с контроля поручений показана во всей красе – вам станет понятно, кто, что и когда делает. Объясняются правила формулирования резолюции и исчисления сроков. Предложены формы документов, в т.ч. отчетности, которая позволяет анализировать исполнительскую дисциплину по разным критериям.

На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

Практически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

  • проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах),
  • быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1).

Задача таких пометок одна – обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке.

При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).

Пример 1

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней.

Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ.

А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

  • само поручение,
  • срок исполнения,
  • конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Фрагмент документа

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/34504-kontrol-ispolneniya-porucheniy/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.